Privacyverklaring.

1Wie verantwoordelijk is

LKNL B.V., KvK 84407034, Lorentzstraat 4-11, 6716 AD Ede, is de leverancier van MijnUren. Contact voor privacy: mijnuren@mijnloonkompas.nl of info@mijnloonkompas.nl, telefoon 0318 696 697.

Voor offertes, zakelijke contactgegevens, overeenkomsten, facturatie en noodzakelijke eigen bedrijfsbeveiliging bepaalt LKNL zelf het doel en is zij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de uren-, personeels- of onderwijsadministratie van een klant verwerkt LKNL gegevens in opdracht. De verantwoordelijke is dan doorgaans uw werkgever, uitzendbureau, opdrachtgever of onderwijsinstelling, afhankelijk van de feitelijke afspraken.

Uw organisatie bepaalt voor die administratie welke gegevens nodig zijn, wie ze mag zien, de bewaartermijnen en de rechtmatige grondslag. Zij moet u daarover zelf informeren. Wij sluiten daarvoor een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. Een instelling die alleen betaalt of een account beheert, is niet automatisch voor alle gegevens verantwoordelijk.

2Gegevens die wij ontvangen

Bij een aanvraag of zakelijke relatie verwerken wij naam, zakelijke contactgegevens, organisatie, functie, aanvraaginhoud, offerte- en contractgegevens, factuurgegevens en betaalinformatie voor zover die nodig zijn. Wij ontvangen deze van u, uw organisatie of de bevoegde contactpersoon.

Bij gebruik kan MijnUren account- en contactgegevens, gebruikersnaam, rol, organisatie, medewerker- of deelnemerskenmerk, plaatsingen en toegewezen beoordelaars verwerken. Wij verwerken ook de gegevens die nodig zijn om een gebruiker veilig te herkennen en toegang te verlenen. Daarbij worden wachtwoorden niet leesbaar bewaard. Voor aanvullende authenticatie verwerken wij alleen de daarvoor noodzakelijke beveiligingsgegevens.

De administratie bevat de ingevoerde dagen, weken, uren en uursoorten, projecten en projectcodes, verlof en toegestane afwezigheidsregistratie, kilometers, onkosten en bedragen. Zij kan opmerkingen, werkbonnen, foto’s, documenten, berichten, herinneringen, voorkeuren en bijlagen bevatten. Ook indiening, goedkeuring, afwijzing, correcties, verwerkingsstatus en bijbehorende tijdstippen worden verwerkt. Welke onderdelen u gebruikt, hangt af van de inrichting en opdracht van uw organisatie.

De gegevens komen van uzelf, uw organisatie, bevoegde beoordelaars of een afzonderlijk overeengekomen koppeling. Wij verwerken technische verbindings-, sessie-, fout- en beveiligingsgegevens, waaronder waar nodig IP-adressen, voor de werking en beveiliging. MijnUren bewaart weekopgaven en bijbehorende historie en bijlagen; dit verschilt van de beperkte opslag in de afzonderlijke rekentool MijnLoonkompas.

Voer geen diagnoses, medische dossiers, BSN, identiteitskopieën, strafrechtelijke gegevens of vakbondslidmaatschap in. Een ziekteverzuimregistratie kan al een gezondheidsgegeven zijn. Uw organisatie mag alleen de minimale verzuimgegevens gebruiken die zij volgens de wet mag verwerken. Voor leerlingen en studenten, waaronder minderjarigen, moet de organisatie passend informeren en de toegang beperken.

3Doelen en grondslagen

Voor een overeenkomst met u persoonlijk, bijvoorbeeld als zelfstandig ondernemer, gebruiken wij noodzakelijke gegevens op grond van artikel 6 lid 1 onder b AVG. Voor contactpersonen en medewerkers van een zakelijke klant gebruiken wij het gerechtvaardigde belang om de zakelijke relatie te beheren en de gevraagde dienstverlening te leveren. We gebruiken niet automatisch de contractgrondslag voor iedere werknemer van een klant.

Voor onze wettelijke administratie verwerken wij noodzakelijke factuur- en betaalgegevens op grond van een wettelijke verplichting. Voor eigen beveiliging, klachten en noodzakelijke onderbouwing van aanspraken steunen wij op gerechtvaardigde belangen, na afweging van noodzaak en uw rechten. U kunt hiertegen bezwaar maken.

Voor urenregistratie, beoordeling, rapportages, berichten, overeengekomen koppelingen en ondersteuning verwerken wij gegevens volgens de opdracht van de verantwoordelijke organisatie. Die bepaalt de toepasselijke grondslag en, bij gezondheidsgegevens, een geldige uitzondering op artikel 9 AVG.

Instemming met onze voorwaarden is geen algemene toestemming van werknemers of leerlingen voor gegevensgebruik.

Een afzonderlijke nieuwsbrief of reclame waarvoor toestemming nodig is, vraagt een vrijwillige aanmelding en eenvoudige afmelding. Serviceberichten, uitnodigingen en noodzakelijke herinneringen voor het gebruik zijn onderdeel van de dienstverlening. Wij gebruiken personeels- en onderwijsinhoud niet voor eigen reclame, verkoop van persoonsgegevens of training van AI-modellen.

Wij nemen met MijnUren zelf geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten over uw loon, arbeidsrelatie of onderwijsprestaties met rechtsgevolgen of vergelijkbare wezenlijke gevolgen. Statussen en rapportages ondersteunen de beoordeling door uw organisatie. Een status “verwerkt” bewijst niet dat een betaling heeft plaatsgevonden.

4Toegang en ontvangers

Medewerkers of deelnemers zien hun eigen administratie. Beoordelaars krijgen toegang tot de aan hen toegewezen personen of plaatsingen. Organisatiebeheerders beheren de gegevens binnen hun bevoegdheid. Tijdelijke vervanging wordt beperkt tot de toegekende periode en taken. De organisatie blijft verantwoordelijk voor een rechtmatige inrichting en voor verstrekkingen tussen werkgevers, opdrachtgevers of scholen.

Bevoegde medewerkers van LKNL en dienstverleners kunnen voor noodzakelijk beheer, ondersteuning of herstel toegang hebben. Wij kunnen dienstverleners inschakelen voor hosting, back-ups, technisch beheer en de bezorging van berichten. Zij mogen gegevens alleen voor hun taak gebruiken en zijn aan geheimhouding en passende gegevensbeschermingsafspraken gebonden. Wij informeren de klant over de ingeschakelde partijen en relevante wijzigingen volgens de verwerkersovereenkomst.

Voor zakelijk e-mailcontact gebruikt LKNL Microsoft 365. Microsoft verwerkt daarbij afzender-, ontvanger- en berichtgegevens en door u meegestuurde bijlagen voor die dienstverlening.

Onze eigen factuuradministratie wordt gevoerd in Exact. Indien u betaalt via een aangeboden Mollie-betaalpagina, verwerkt Mollie B.V. de betaling als zelfstandig verantwoordelijke volgens zijn privacyinformatie: www.mollie.com/legal/privacy. Een administratieve of betaalrelatie geeft deze partijen geen algemene toegang tot uw urenadministratie.

Een koppeling deelt alleen de afgesproken gegevens met de voor u kenbare ontvanger en op bevoegde instructie. Wij geven een brancheorganisatie of flexaanbieder niet automatisch toegang tot individuele uren, bijlagen of berichten. Andere verstrekkingen vinden alleen plaats als zij noodzakelijk en rechtmatig zijn, bijvoorbeeld bij een concrete wettelijke verplichting of aan een adviseur voor een geschil.

5Verwerkingslocaties

Voor hosting en back-ups geldt binnen onze verwerkersafspraken verwerking in de EER als uitgangspunt.

De klant ontvangt vóór verwerking informatie over de ingeschakelde partijen en de opslag- en toegangslanden, bijvoorbeeld bij de opdrachtbevestiging of per e-mail. De actuele informatie is via ons privacycontact op te vragen. Wijzigingen volgen de verwerkersovereenkomst.

Internationale diensten, waaronder Microsoft 365 voor ons e-mailcontact, kunnen verwerking of toegang buiten de EER meebrengen, waaronder in de Verenigde Staten. Dit gebeurt alleen met een geldige regeling volgens hoofdstuk V AVG, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen, met een doorgiftebeoordeling en aanvullende maatregelen waar nodig. Alleen een Europese opslaglocatie sluit buitenlandse toegang niet uit.

U kunt informatie over de voor uw gegevens relevante landen en een kopie van de toepasselijke waarborgen vragen via ons privacycontact. Voor Microsoft staan de gegevensbeschermingsvoorwaarden op Meer informatie.

6Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens zolang zij nodig zijn voor het beschreven doel, met de hieronder genoemde grenzen. Voor administratie in opdracht bepaalt de verantwoordelijke organisatie de noodzakelijke termijn op basis van de arbeids- of opleidingsrelatie, controle en afhandeling van de registraties en toepasselijke wettelijke bewaarplichten. Wij volgen die rechtmatige instructies en de verwerkersovereenkomst. Een fiscale bewaarplicht rechtvaardigt niet automatisch zeven jaar opslag van alle berichten, bijlagen of personeelsgegevens.

Voor het einde van de dienstverlening geldt het volgende bewaarbeleid. Zonder een andere rechtmatige instructie heeft de klant 30 dagen om een export op te vragen. Daarna worden de gegevens binnen 30 dagen uit actieve systemen verwijderd. Resterende herstelkopieën worden beveiligd en afgeschermd bewaard zolang dat voor herstel nodig is en uiterlijk zes maanden na actieve verwijdering gewist. Zij dienen uitsluitend voor herstel of noodzakelijk incidentonderzoek. Na herstel passen wij eerdere verwijderingen opnieuw toe. Een toepasselijke wettelijke overstapregeling of kortere geldige wisafspraak gaat voor.

Het intrekken van een account wist niet vanzelf alle weekopgaven en verantwoordingsgegevens. De organisatie kan deze nog nodig hebben op een geldige grondslag. Zij moet de toegang en termijn beperken. Personeelsinhoud en bijlagen in support verwijderen wij zodra deze niet meer nodig zijn, uiterlijk 90 dagen na afhandeling, behoudens een concrete rechtmatige instructie of wettelijke verplichting.

Voor onze eigen doelen bewaren wij niet tot een overeenkomst leidende aanvragen maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact; zakelijke contact- en contractgegevens tijdens de relatie en maximaal 24 maanden daarna voor afhandeling; gewone contact- en supportgegevens maximaal 24 maanden na afhandeling. Kortere termijnen voor personeelsinhoud blijven gelden. Financiële basisadministratie bewaren wij in beginsel zeven jaar vanaf het toepasselijke fiscale aanvangsmoment.

Gewone technische logs bewaren wij maximaal 90 dagen. Voor een afgebakend beveiligingsincident kan noodzakelijke informatie tot 12 maanden na afhandeling nodig zijn. Bij een concrete wettelijke plicht of rechtsvordering bewaren wij alleen de daarvoor nodige gegevens langer, met beperkte toegang. Voor reclame geldt afmelding direct; een minimale uitsluitregistratie kan nodig blijven om die te respecteren.

7Beveiliging

Wij treffen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en de risico’s. Deze beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, ongeoorloofde wijziging en onrechtmatige verstrekking. Wij beperken toegang tot bevoegde personen, binden hen aan geheimhouding en beschermen de verbindingen, opgeslagen gegevens en herstelvoorzieningen.

Wij beoordelen de beveiliging bij ingebruikname, relevante wijzigingen en incidenten en passen maatregelen aan wanneer dat nodig is. De verwerkersovereenkomst bevat de beveiligingsafspraken voor klantgegevens. Gebruikers beveiligen hun account en apparaten en delen geen accounts. Meld mogelijk misbruik of een datalek via mijnuren@mijnloonkompas.nl of 0318 696 697.

8Uw privacyrechten

U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking en, onder de wettelijke voorwaarden, overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigde belangen. Tegen direct marketing kunt u altijd bezwaar maken. Toestemming kunt u intrekken; eerdere rechtmatige verwerking wordt daardoor niet achteraf onrechtmatig.

Voor uren-, personeels- of onderwijsgegevens kunt u het beste contact opnemen met uw verantwoordelijke organisatie. Ontvangen wij zo’n verzoek, dan sturen wij het zonder onredelijke vertraging door en ondersteunen wij de organisatie. Voor onze eigen verwerkingen gebruikt u mijnuren@mijnloonkompas.nl of info@mijnloonkompas.nl.

Wij reageren voor onze eigen verwerkingen in beginsel binnen één maand. Bij complexiteit of veel verzoeken kan de wettelijke termijn met twee maanden worden verlengd; wij laten u dat met reden binnen de eerste maand weten. Een verzoek is in beginsel kosteloos. Wij controleren uw identiteit op een evenredige manier. Stuur niet ongevraagd een volledige identiteitskopie of BSN.

Verwijdering kan beperkt zijn door een concrete wettelijke bewaarplicht of ander wettelijk geldige reden; de verantwoordelijke moet dit uitleggen. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl of een andere bevoegde Europese toezichthouder.

9Cookies en vergelijkbare technieken

Voor het gebruik van MijnUren kunnen noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken worden gebruikt voor de inlogsessie, beveiliging en gevraagde functies. Een inlogcookie is gekoppeld aan de geldigheid van de beveiligde sessie. Deze eindigt bij uitloggen of wanneer de sessie volgens de beveiligingsinstellingen verloopt. De namen van technische cookies kunnen per omgeving verschillen.

Voor strikt noodzakelijke functies is geen voorafgaande cookietoestemming nodig. Cookies of vergelijkbare technieken voor advertenties, tracking of andere doeleinden waarvoor toestemming vereist is, mogen pas na uw geïnformeerde toestemming worden gebruikt. Dan vermelden wij vooraf het doel, de betrokken aanbieder en de bewaartermijn en maken wij weigeren en intrekken even eenvoudig als accepteren. Een privacyverklaring op zichzelf is geen toestemming.

U kunt cookies verwijderen of blokkeren in uw browser. Dit kan inloggen en andere gevraagde functies verstoren en beëindigt geen abonnement. Voor een externe betaalpagina geldt de cookie-informatie van die aanbieder. Een openbare demonstratie is bedoeld voor fictieve voorbeeldgegevens; voer daarin geen echte personeelsgegevens in.

10Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer de dienstverlening of verwerking verandert. De versie en datum staan bovenaan. Bij een belangrijke wijziging informeren wij betrokken gebruikers passend. Publicatie van een nieuwe verklaring vervangt geen vereiste toestemming of vereiste afspraken over gegevensverwerking.

De verklaring is afzonderlijk vindbaar bij MijnUren en kan ook worden gepubliceerd op www.mijnloonkompas.nl. Voor vragen: LKNL B.V., mijnuren@mijnloonkompas.nl, Lorentzstraat 4-11, 6716 AD Ede.